BLOG | Digital Workplace : quelles fonctionnalités pour 2023-2024 ?

Le salon Digital Workplace, qui s'est déroulé à Paris en mars 2023, a permis à Klee ainsi qu'à divers acteurs du domaine numérique de réfléchir à l'évolution à venir de l'environnement de travail numérique. Quelles seront les tendances, les caractéristiques et les nouveautés dont nos clients auront besoin ? Nous pouvons ainsi émettre des hypothèses en nous appuyant sur notre expérience de 2022 et de la première moitié de 2023.

L’interopérabilité comme maître-mot

Aujourd’hui, il y a autant de situations différentes qu’il y a d’utilisateurs. Il est désormais essentiel de prendre tous ces paramètres en compte afin de mettre l’accent sur l’optimisation des processus. En effet, la fluidité est un must pour tous les collaborateurs et cela implique donc la prise en charge de nos différents outils du quotidien au sein de notre Digital Workplace qui incarne un véritable outil de gestion interne.

L’idée ici est d’aller vers toujours plus d’intégration : intégrer les outils de chacun directement au sein de la Digital Workplace afin de personnaliser l’expérience utilisateur. Le cap est pris vers la simplicité : réduire le nombre d’outils tout en gagnant en performance. Mes KPIs personnalisés, ma to-do list, mon agenda ou encore le solde de ma carte de cantine… Pourquoi ne pas tout avoir à portée de main au sein de ma Digital Workplace ? Une telle ergonomie nous permettrait d’optimiser nos processus mais également de gérer les temps synchrones et asynchrones au sein des organisations en fonction du flex office de chacun ; d’embarquer les collaborateurs qui sont sur le terrain quand bien même ils n’ont pas d’ordinateur portable sous la main …

De plus, l’intelligence artificielle pourrait également apporter une vraie valeur ajoutée au sein de la Digital Workplace de demain. Même si elle fait l’objet de débat autour d’une potentielle révolution, il n’en est pas moins que l’intelligence artificielle peut être un véritable assistant au quotidien : accélérer la production de certains contenus, exécuter des tâches à faible valeur ajoutée, écrire une première ébauche des livrables que nous devons produire : un réel enjeu de fluidité réside en cette innovation.

L’outil ne fait pas tout

Il est également important de noter que l’organisation en elle-même doit être adaptée au changement et cela passe notamment par la conduite du changement. Il est essentiel de créer une culture du changement au sein de nos organisations : il faut préparer les transitions, gouverner la Digital Workplace et donner envie aux utilisateurs de franchir le pas. Personne n’est prêt à bouleverser son quotidien sans connaitre les bénéfices que ce changement pourrait lui apporter à l’avenir.

C’est notamment pour toutes ces raisons que l’appréhension du changement doit s’effectuer étape par étape. En effet, pour apporter une vraie valeur ajoutée, il vaut y aller petit à petit plutôt que vouloir tout changer d’un coup.

De plus, nos collaborateurs cherchent de plus en plus à donner du sens à leurs activités, ils veulent être acteurs de leur quotidien. Il faut donc trouver des moyens d’aller au-delà de la simple consommation de la Digital Workplace pour chaque utilisateur. La gamification pourrait être l’une des solutions mais, pour l’heure, elle ne va pas encore assez loin pour susciter l’intérêt des utilisateurs.

La Digital Workplace doit donc intégrer des prises d’initiatives qui ne soient pas uniquement top-down au sein de l’organisation : devenir ambassadeur de l’entreprise, être un interlocuteur référent auprès d’écoles partenaires, animer des fresques, pouvoir échanger, mettre des stories … Il faut pouvoir réintroduire du lien social par le biais de la Digital Workplace.

La cybersécurité

La sécurité de nos données est également l’un des sujets les plus importants aujourd’hui.
Les organisations sont déjà très sensibles à cela, mais toute occasion est bonne pour rappeler l’importance de cette thématique.

La cybersécurité est d’une importance capitale pour protéger les informations sensibles, les données clients et la propriété intellectuelle. Les cyberattaques deviennent toujours plus fréquentes et sophistiquées et c’est pour cela que nous ne devons pas baisser notre garde. Investir dans des mesures de cybersécurité solides maintiendra non seulement la continuité de nos activités mais garantira également la confiance de l’ensemble de vos clients et collaborateurs.

La sobriété

Enfin, la sobriété numérique doit évidemment être au cœur de la (re)conception de nos modes de travail.
Il faut repenser nos solutions en prenant directement en compte leurs impacts écologiques. Cela peut passer par la remise en question de l’usage de la vidéo au sein de notre Digital Workplace, par notre devoir de veiller à optimiser notre stockage de fichiers (éviter les doublons / les versions qui ne sont plus à jour …), ou encore par la sensibilisation des collaborateurs à des pratiques écoresponsables …

Conclusion

En somme, les enjeux attenants aux nouvelles fonctionnalités à intégrer à la Digital Workplace de demain sont importants pour les organisations afin d’améliorer leur productivité, la collaboration et même la créativité des collaborateurs. Cela dit, des enjeux plus sociaux, environnementaux et sociétaux trouvent également leur place dans cette innovation, ce qui pourrait incarner une rupture dans les valeurs traditionnellement prônées par la vie professionnelle.